Jak obniżyć koszty związane z fakturowaniem?

Każdy przedsiębiorca prowadzący firmę wie ile czasu i pieniędzy traci w ciągu roku na drukowanie i wysyłanie faktur (koszty kuriera czy usługi poczty ). Od 1 stycznia można ograniczyć te koszty a co za tym idzie zaoszczędzić trochę pieniędzy zastępując zwykłą fakturę papierową fakturą elektroniczną.

Możliwość taką daje obowiązujący od nowego roku zapis w ustawie o podatku od towarów i usług  określający definicję faktury oraz faktury elektronicznej.  Przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej, wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Warunki jakie trzeba spełnić.

1. Faktura elektroniczna  powinna być wystawiona zgodnie z ogólnymi przepisami wystawiania faktur i zawierać odpowiednie dane ponadto powinna spełniać 3 podstawowe warunki : autentyczności, integralności i czytelności faktury.
2. Musi być wystawiona i dostarczona w dowolnym formacie elektronicznym . Tu trzeba jednak uważać gdyż przepisy mówią, że format ten powinien utrudniać modyfikację pliku a nie wszystkie formaty na to pozwalają. Najlepsze do tego celu są formaty .pdf lub .png,  a unikać należy  .doc czy .rtf.
3. Faktura  nie może być w formie papierowej (jeżeli wystawimy fakturę elektroniczną i wyślemy do klienta a potem wyślemy mu fakturę papierową ta faktura nie będzie już elektroniczna).
4. Odbiorca musi wyrazić zgodę na otrzymanie faktury w formie elektronicznej. Zgoda może być w dowolnej formie: papierowej, e-mail , ustnej a nawet tzw. akceptacja domniemana ( jeśli nabywca opłaci przesłaną e-fakturę, oznacza to, że wyraża zgodę na otrzymywanie dokumentów w takiej formie).

Wnioski

Faktury elektroniczne to prosty i szybki sposób aby oszczędzić  twój czas i pieniądze, a twojej księgowej  przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych  oszczędzą masy papierów i skrócą czas tracony na szukanie faktur w stercie dokumentów.